Documenten nodig voor het opstellen van een akte
Bij het opstellen van een akte zoals een verklaring van erfrecht heeft de notaris vaak andere juridische documenten nodig. Die documenten kun jij zelf opvragen, of je kunt ons opdracht geven om die te verzamelen.
Stuur nooit zomaar zelf documenten op, maar wacht tot onze juristen aangeven welk document zij exact nodig hebben. Je krijgt dan bij het verzoek ook een link naar een beveiligde omgeving om het document te uploaden.
Hieronder behandelen wij vooral het testament, omdat dit document het meest voorkomt. Voor een verklaring van erfrecht hebben wij ook vaak nodig:
- een schenkingsovereenkomst
- huwelijksvoorwaarden
- samenlevingsovereenkomst
Wij vragen nu bij jou een scan op van het document
Opvragen scan van een testament
Je hebt ons de opdracht gegeven om een verklaring van erfrecht of een verklaring van executele op te stellen. Uit ons onderzoek in het Centraal Testamentenregister (CTR) is gebleken dat er een testament is van de overledene. Wij hebben jou, als de contactpersoon, gevraagd om een kopie te leveren van dat testament. Daarbij geven we ook door op welke datum dat opgesteld is en bij welke notaris. Zonder een kopie van dat testament kunnen wij niet beginnen. We weten dan niet wie de erfgenamen zijn die we moeten aanschrijven.
Wij hebben een duidelijk leesbare scan van het testament nodig van alle pagina’s. Bij alle documenten die wij opvragen vind je een link naar een beveiligde omgeving. In die omgeving kun je veilig een document uploaden. Wij adviseren je dringend om documenten via deze beveiligde linke te uploaden in plaats van bijvoorbeeld het mailen van documenten.
Andere juridische documenten opvragen
In de meeste gevallen hebben wij een testament nodig. Het kan ook zijn dat wij om andere juridische documenten vragen. Zo kan het voor de verklaring van erfrecht van belang zijn als wij beschikken over:
- de huwelijkse voorwaarden
- een samenlevingsovereenkomst
- een schenking op papier
Als wij die documenten nodig hebben, dan gaat dat op dezelfde wijze als het opvragen van een testament.
Je hebt geen kopie
Is het niet mogelijk voor de contactpersoon om zelf een kopie te verzorgen, of wil deze dat graag uitbesteden? Dan doen wij dat natuurlijk graag. Wij rekenen voor het opvragen van een testament bij een andere notaris wel een bijdrage van € 98,- . Die is voor de extra werkzaamheden die wij maken om het testament op te vragen. Ook betalen wij de andere notaris de kosten die aan ons in rekening worden gebracht.
Wat doen wij
Wij nemen contact op met de notaris om een kopie op te vragen van het testament. In sommige gevallen ligt dat testament niet meer bij de notaris. Dan is het centraal opgeslagen in een archief. Ook daar kunnen wij de aanvraag doen.
Er zijn notarissen die heel lastig doen over het opsturen van afschriften. Zij stellen zich heel formeel op en/of vragen extreme bedragen voor een simpel kopietje. Dit kan leiden tot vertraging en soms tot extra kosten. Wij doen er alles aan om dit te voorkomen.
Wat kost het?
Wij brengen een vast bedrag in rekening van € 98,-. In dat bedrag zit een vergoeding voor ons werk en het bedrag dat de andere notaris ons in rekening brengt. Het is helaas niet zo dat notarissen elkaar onderling goedkopere tarieven berekenen.
Extra kosten beoordelen document
Buiten deze kosten voor het opvragen komt er altijd een bedrag bij voor het beoordelen van juridische documenten. Onze juristen moeten namelijk het testament, of de huwelijkse voorwaarden of een ander document beoordelen. Wat is de inhoud, is die nog van toepassing en op welke manier heeft dit invloed op de verklaring die wij opstellen. Deze tijd besteden wij ook aan documenten waarvan achteraf duidelijk is dat ze geen betekenis meer hebben. Toch komt het vaak voor dat een heel oud testament nog effect heeft op het huidige overlijden. Vaak zijn dat testamenten waarvan de opsteller en de erfgenamen niet eens meer wisten dat het nog bestond. De wet is echter uitermate helder: een testament gaat voor de wettelijke verdeling.
Alleen voor een opdracht
Wij mogen als notaris uitsluitend een testament opvragen bij het opstellen van een akte. Dat wil zeggen dat je niet ons een “losse opdracht” kunt geven om een testament op te vragen. Wij kunnen dit opvragen in het kader van het opstellen van een verklaring van erfrecht of voor een verklaring van executele. Een kopie is uitsluitend beschikbaar voor de erfgenamen die erfgenaam zijn op grond van het testament. Wij verschaffen hen een afschrift op het moment dat wij vragen of zij de erfenis willen aanvaarden.